Allgemeine Geschäfts- und Teilnahmebedingungen für die Veranstaltung

1. Beschreibung des Veranstalters

Die Registrierung von Veranstaltungsteilnehmern wird durch das UniKT – Kongress und Tagungs-management durchgeführt. Das UniKT – Kongress und Tagungsmanagement gehört zur Abteilung 6.3 der Universität Heidelberg und beschäftigt sich mit der Organisation von Kongressen und anderen Veranstaltungen. Der wissenschaftliche Teil wird von den Wissenschaftlern des jeweiligen Institutes betreut, die als Veranstalter auf der Webseite genannt sind.

2. Geltung der Geschäftsbedingungen

Diese Geschäftsbedingungen gelten für die Buchung von Leistungen, die im Zusammenhang mit der auf der Registrierungsseite genannten Veranstaltung stehen. Der Vertrag kommt durch Auswahl und Buchung der angebotenen Buchungsartikel zustande. Grundlage des Vertrages ist die Beschreibung der Buchungsartikel und die Preisauskunft, wie sie über das Buchungsformular abgebildet werden.

3. Zustandekommen des Vertrages

Der Teilnehmer gibt mit der Buchung sein Interesse an der Teilnahme bekannt. Nimmt der Veranstalter das Angebot des Teilnehmers an, erfolgt eine Bestätigung sowie eine entsprechende Zahlungsaufforderung (Rechnung). Die Teilnahme an einem wissenschaftlichen Kongress ist gemäß §4 Nr. 22 a) UStG von der Umsatzsteuer befreit. Es kann jedoch ergänzende Leistungen geben, die der Umsatzsteuer unterliegen.

4. Widerrufsrecht für Verbraucher

Ist der Teilnehmer Verbraucher im Sinne des § 13 BGB gilt Folgendes:

Widerrufsbelehrung
Widerrufsrecht: Der Teilnehmer kann die Vertragserklärung innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen in jeder Form gem. § 355 I 2 BGB widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses.

Zur Wahrung der Frist genügt die rechtzeitige Absendung des Widerrufs. Der Widerruf hat schriftlich zu erfolgen und ist zu richten an: Universität Heidelberg, Abteilung 6.3 (UniKT), Seminarstr. 2, 69117 Heidelberg, Deutschland, per Fax an +496221-5412962 oder per E-Mail unikt-kongresse@zuv.uni-heidelberg.de.

Widerrufsfolgen: Im Falle des Widerrufs sind ggf. beiderseits empfangene Leistungen zurück zu gewähren und ggf. gezogene Nutzungen herauszugeben. Verpflichtungen zur Erstattung von Zahlungen müssen innerhalb von 30 Tagen erfüllt werden. Die Frist beginnt für den Teilnehmer mit der Absendung der Widerrufserklärung, für den Veranstalter mit deren Empfang.

Online-Streitbeilegungsverfahren für Verbraucher:
Die Universität ist grundsätzlich nicht bereit und verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

5.Stornofristen

Die jeweiligen Stornofristen werden auf der Internetseite des Kongresses kommuniziert. Hier werden auch Mindestteilnehmerzahlen mitgeteilt, sofern diese festgelegt wurden.

6. Rücktrittsrecht seitens der Universität

Die Universität ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten bzw. diesen zu kündigen, wenn die Angaben des Teilnehmers zu wesentlichen Tatsachen falsch sind oder nicht den AGBs und Teilnahmebedingungen entsprechen oder der Teilnehmer gegen wichtige Anordnungen verstößt. Gleiches gilt, wenn die Universität begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass durch die Person des Teilnehmers der reibungslose Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen der Universität in der Öffentlichkeit gefährdet werden kann. Dies gilt z.B. für die Verbreitung antidemokratischer, rassistischer, rechts- oder linksextremer, fremdenfeindlicher Inhalte oder die Verächtlichmachung der Freiheit und Würde des Menschen. 

 7. Höhere Gewalt
Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder aus wichtigem Grund (z. B. wegen Erkrankung des Referenten oder aufgrund zu geringer Teilnehmerzahl) nicht möglich, werden die Teilnehmer umgehend informiert. Die Veranstaltungsgebühr wird in diesem Fall erstattet. Darüber hinausgehende Ansprüche, insbesondere der Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall, sind ausgeschlossen, es sei denn, solche Kosten entstehen aufgrund grob fahrlässigen Verhaltens seitens des Veranstalters.

8. Programmänderungen

Programmänderungen können nicht ausgeschlossen werden. Der Veranstalter behält sich vor, angekündigte Referenten durch andere zu ersetzen und notwendige Änderungen des Veranstaltungsprogramms unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung vorzunehmen. Der Veranstalter verpflichtet sich, bei eventuell auftretenden Leistungsstörungen alles Zumutbare zu unternehmen, um zu einer Behebung oder Begrenzung der Störung beizutragen. Eine Erstattung für Veränderungen oder ausgefallene Programmteile kann nicht erfolgen.

9. Haftung

Die Universität haftet nicht für den Verlust von Gegenständen oder sonstigen Wertsachen, die aus den Kongressräumen entwendet werden oder sonst abhandenkommen.

10. Datenschutzhinweis

Die Universität verarbeitet die personenbezogenen Daten der Teilnehmer ausschließlich zur Durchführung ihres veranstaltungsbezogenen Auftrages. Rechtsgrundlage für eine Erhebung und eine Verwendung der Teilnehmerdaten in Form von Namen, Adresse und Kommunikationsdaten des Wohn- bzw. Geschäftssitzes ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), b) DSGVO i.V.m. Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Die Universität sichert zu, dass die o.g. Daten vertraulich behandelt und ausschließlich zum Zwecke der Unterstützung und Organisation wissenschaftlicher Kongresse sowie universitätseigener Veranstaltungen mit wissenschaftlichem Bezug verarbeitet werden.

Eine Übermittlung der o.g. Teilnehmerdaten an andere Teilnehmer im Kreis der jeweiligen Veranstaltung erfolgt nur nach Erteilung einer Einwilligungserklärung nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Eine darüberhinausgehende Übermittlung der o.g. Teilnehmerdaten an Dritte erfolgt nur, sofern dies zum Zwecke der Durchführung und Abwicklung des Kongresses und sämtlicher damit verbundenen Leistungen der Universität dient. Rechtsgrundlage für eine etwaige Datenübermittlung ist somit Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Die Teilnehmerdaten werden gelöscht, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, spätestens 10 Jahre nach Abschluss der jeweiligen Veranstaltung. Solange die Universität jedoch zur Aufbewahrung dieser Daten gesetzlich verpflichtet ist, bleiben die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO weiter gespeichert (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. b) DSGVO) und werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Das Gleiche gilt, wenn die Universität aus einem anderen Grund im Sinne des Art. 17 Abs. 3 DSGVO berechtigt ist, die erhobenen Teilnehmerdaten aufzubewahren, bis der Grund für diese weitere Speicherung entfällt.

Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung der Universität, die unter https://www.uni-heidelberg.de/datenschutzerklaerung_web.html, abrufbar ist.

11. Bild-, Ton- und Filmaufnahmen

Der Teilnehmer gestattet der Universität ausdrücklich, Bild-, Ton-und Filmaufnahmen vom Kongressgeschehen anzufertigen und für Berichterstattungen über den Kongress und zur Dokumentation des Kongresses sowie zu kommunikativen Zwecken auch in den elektronischen Medien und sozialen Netzwerken zu nutzen.

12. Abstract-Einreichung

Die Teilnehmer können Abstracts einreichen. Das Programmkomitee der Konferenz entscheidet, welche Abstracts angenommen und im Kongress verwendet werden. Ein Rechtsanspruch auf Nutzung eingereichte Abstracts besteht nicht. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Der Autor eines Abstracts versichert, dass er über die erforderlichen Urheber-und Nutzungsrechte hinsichtlich aller Inhalte des Abstracts verfügt. Der Autor eines Abstracts räumt der Universität kostenfrei das Recht für die nicht exklusive Veröffentlichung des Abstracts in schriftlicher oder elektronischer Form für die Kongressteilnehmer im Rahmen Kongressdokumentation ein. Die Universität ist berechtigt, das Abstracts zusammen mit anderen Abstracts oder alleine auch in elektronischer Form im Internet kostenfrei im Kongresskontext zu veröffentlichen.

13. Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht. Erfüllungsort ist Heidelberg.